خطأ :التفويض بلا ضوابط *

أخطاء سعادة المدير

الخطأ :التفويض بلا ضوابط
*فهد محمد حاجب

أخطاء سعادة المدير

هل يمكن أن تصبح مديراً بلا أخطاء؟ لا يمكنك ذلك على الأرجح. فحتى عندما تقهر إحدى المشكلات سيظهر أمامك موقف جديد ينطوي على إمكانيات الوقوع في مجموعة جديدة تماماً من الأخطاء. من هنا ندعوك للإفادة من أخطاء سعادة المدير ومن ثم تعميمها على مواقف وحالات أخرى قد تواجهك. فأفضل طريقة لنجاح المدير هي التعلم ممن سبقوه.

فهد محمد حاجب
الخطأ: عدم وجود معايير واضحة
الموقف:
المدير: دعني ألقي نظرة على أدائك في المبيعات في هذا الموسم, لقد اتفقنا أنك ستحقق تقدماً حقيقياً, أليس كذلك؟
الموظف: نعم حدث هذا, وأعتقد أنني فعلت.
حسناً يبدو أن إجمالي مبيعاتك قد ارتفع قليلاً.
6% وأنا فخور بهذا في الواقع.
إن هذا تقدم بلا شك ولكنني كنت أتوقع نسبة تتراوح بين 15% إلى 20% .
20%!! هل تعلم ما بذلته من جهد لأحقق هذا المعدل؟!
حسناً لننسَ هذا الأمر, أرى أنك لم تتصل سوى بعدد محدود من العملاء الجدد.
صحيح ولكنني حاولت أن أكتسب عميلاً جديداً كل أسبوع.
ولكنني كنت أنتظر منك أن تتصل بعميلين أو ثلاثة كل أسبوع.
لماذا يعد هذا خطأ:
إن الموظفين بحاجة إلى الأهداف الواضحة ليتمكنوا من تحقيق الأداء الذي ينتظره منهم المدير, وهم في حاجة أيضاً إلى المعايير الواضحة, ومعرفة توقعات المدير بخصوص النتائج الواضحة, إن الخلاف في المثال السابق لم يحدث لأن الموظف لم يقم بعمله, ولكن لأن كلا ًمن المدير والموظف كانت لديه معايير مختلفة لتقييم الأداء.
كيف تصوب هذا الخطأ بسرعة:
في المثال السابق بدأ الموظف بالشعور بالإحباط, قل له:
"أنا لا يمكن أن ألقي باللوم عليك وأحملك وحدك المسئولية, وأنا أقدر بالفعل ذلك التقدم الذي حققته وأشكرك عليه. وأنا أدرك أنك موظف فائق الموهبة ويمكنك أن تنتج بمستوى أعلى بكثير, دعنا نتحدث عن مدى التقدم الذي ننتظره في الموسم القادم."
كيف تتحاشى هذا الخطأ من الآن فصاعداً:
اعلم أن المعايير ليست مقاييس تعسفية تفرضها على العاملين, ولكنها مقاييس موضوعية للأداء الناجح, فالمعايير هي وصف كمي للشروط التي إذا تحققت فسوف تؤدي إلى إنجاز إحدى المهام أو تحقيق أحد الأهداف.
لا تنتظر أبداً أن تكون المعايير سهلة أو تامة, ففي معظم الوقت, مالم تكن الوظيفة مكررة, فستضطر إلى تغيير المعايير باستمرار حتى تحصل على الأداء الناجح مع موظفيك.
عليك أن تضع المعايير, يبدو هذا سهل القول, ولكن كيف يمكن فعل هذا في الواقع؟ إليك هذه الطريقة السريعة:
كن شديد الوضوح فيما يتعلق بالأهداف.
حدد العناصر الضرورية لأي نتيجة ناجحة. في المثال السابق, تتمثل هذه العناصر في إجمالي المبيعات والتواصل مع العملاء, وبالنسبة للمحاسب قد تتمثل هذه العناصر في توقيت إعداد التقارير الشهرية, ونسبة الدقة فيها. حدد تلك العناصر وإياك أن تحدد عنصراً ما فقط لأنه سهل القياس.
اجمع بين المعايير الأولية التي ترتكز عليها العناصر الضرورية. استعن بقدرتك على التخمين أحياناً إذ يمكنك افتراض نسبة مئوية معينة لزيادة المبيعات, أو تحديد يوم معين في الشهر لتسليم التقارير.
واصل العمل على تحسين المعايير. كن مرناً بحيث يمكنك تغيير أحد المعايير أو الاستغناء عنه في مقابل آخر.
يمكنك وضع بعض المعايير بناءً على توقعات العملاء من خلال التواصل الدائم معهم.

عندما لا تكون الشركات معتادة على العمل وفق المعايير, قد لا يكون هناك وقت يسمح بتنمية مهارات الموظفين لأداء مشروع محدد, حاول دائماً أن تضع ولو معياراً واحداً يمكِّنك أنت وموظفيك أن تستفيدوا منه في تقييم مدى نجاح النتائج.